Делопроизводство – это процедура заполнения и ведения документации в частных фирмах и государственных компаниях. Правила делопроизводства регламентируют порядок ведения документации и особенности заполнения тех или иных видов документов. Они установлены законом и поэтому обязательны к применению на предприятиях любых форм собственности.
Типы документации и основне правила их оформления
Всю документацию, которая ведется на предприятиях, можно условно разделить на несколько больших групп:
- собственная документация компании;
- входящая документация;
- и исходящая.
К собственной относятся документы, с помощью которых осуществляется внутренний учет на предприятиях. Под входящей подразумевают ту, которая поступает извне при совершении определенных сделок, а исходящая – это та, которую компания предоставляет всем участникам деловых взаимоотношений.
Оформляются любые документы по установленному образцу. Они распечатываются на листе белой бумаги формата А4, и требуют обязательного указания реквизитов предприятия, компании, организации (названия, печатей и штампов, подписи руководителя и главного бухгалтера).
Существуют типовые бланки для ведения того или иного вида документации в компаниях разной направленности. Если у организации нет собственных типовых бланков, документы заполняются по существующему образцу.
За правильностью оформления документации следят как рядовые сотрудники, так и подотчетные лица. К примеру, заполнение финансовых документов компании – обязанность бухгалтеров, однако главный бухгалтер и финансовый директор (если такая должность предусмотрена уставом предприятия) обязаны проверять точность заполненных документов и соответствие их содержания установленным правилам.
Отметим, что неправильное заполнение деловой документации требует полной переделки, так как исправления в ней не допускаются.
Для всех лиц, отвечающих за правильное заполнение и хранение деловой документации предприятия издательский дом Media Pro предоставляет уникальную возможность всегда быть в курсе изменений в правилах ведения документооборота на предприятии путем оформления подписки на периодические издания, а также воспользоваться разработанными специалистами программами для того, чтобы сделать процесс ведения документации намного проще.
К примеру, вы можете приобрести электронную систему «Кадровик-онлайн», которая позволит вам упростить процесс регистрации сотрудников и начисления им заработной платы. Или же купить такие документы, как журнал учета входящей документации и многие другие, которые позволят вам вести документооборот правильно и без особого труда разобраться даже в самых сложных вопросах.
Напоследок стоит сказать, что все документы организации обязаны храниться в сейфе ответственного делопроизводителя, который чаще всего выступает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии введена система электронного учета, все документа хранятся в базах данных и защищены паролем.